Қандай кадрлық құжаттарға электрондық қол қоюға болады, қайда әлі де сия керек және еңбек дауында төтеп беретін аудит журналын қалай жүргізу керек.

Бұл практикалық нұсқаулық, заңгерлік кеңес емес. Нақты жағдайларды заңгерден сұраңыз; нормалар 2026 жылғы тамыздағы жағдай бойынша келтірілген.

Құқықтық негіз

Екі заң маңызды. Қазақстан Республикасының Цифрлық кодексі (2026 жылғы шілдеден бастап «Электрондық құжат және ЭЦҚ туралы» заңды алмастырды) ЭЦҚ-мен қол қойылған құжатқа қағаз түпнұсқаның күшін береді. Еңбек кодексі 2020 жылғы түзетулерден кейін еңбек шарттары мен байланысты құжаттарды электрондық түрде жасауға және сақтауға тікелей рұқсат береді.

Қолтаңбаның үш түрі

Білікті ЭЦҚ — ҚР Ұлттық куәландырушы орталығының сертификаты. Кез келген құжат үшін қолмен қойылған қолтаңбаға тең.
Корпоративтік сертификат — тіркелген заңды тұлғаның қызметкеріне беріледі; ішкі келісулер үшін стандартты таңдау.
Қарапайым электрондық қолтаңба — басу, код немесе жүйеге кіру. Тараптар алдын ала келіссе жарамды, әдетте қызметкермен электрондық өзара әрекеттесу келісімі арқылы.

HR электрондық түрде неге қол қоя алады

Еңбек шарттары мен қосымша келісімдер.
Демалысқа өтініштер мен бұйрықтар.
Іссапар бұйрықтары мен аванстық есептер.
Ішкі саясаттар және олармен танысу.
Жабдықты тапсыру актілері мен материалдық жауапкершілік шарттары.

Қайда әлі де қағаз керек

HR-дың күнделікті жұмысында — дерлік еш жерде. Ерекшеліктер қолтаңба туралы заңнан емес, басқа нормалардан туындайды: мысалы, электрондық түпнұсқаларды әлі қабылдамайтын мемлекеттік органдарға арналған кейбір құжаттар және нотариалды куәландыруды қажет ететін құжаттар.

Аудит журналы

Қолтаңба айналасындағы жазба қаншалықты сенімді болса, соншалықты құнды. Әр құжат бойынша сақтаңыз: кім, қандай сертификатпен, қашан қол қойды, құжат хэші және толық келісу тарихы. MyDesk мұны автоматты түрде тіркейді және дәлелдемелер пакетін PDF-ке экспорттауға мүмкіндік береді.

Практикалық тізім

Қарапайым қолтаңбаларды пайдаланбас бұрын әр қызметкермен электрондық өзара әрекеттесу келісіміне қол қойыңыз.
Заңдық немесе қаржылық салмағы бар барлық нәрсе үшін корпоративтік сертификаттарды пайдаланыңыз.
Нормативтерге сәйкес құжат түрлері бойынша сақтау мерзімдерін белгілеңіз.
Экспортталған қолтаңбалы құжатты тәуелсіз тексеруге болатынын тексеріңіз.