Какие кадровые документы можно подписывать электронно, где всё ещё нужны чернила и как вести журнал аудита, который выдержит трудовой спор.

Это практическое руководство, а не юридическая консультация. Конкретные случаи уточняйте у юриста; нормы приведены по состоянию на август 2026 года.

Правовая основа

Важны два закона. Цифровой кодекс РК (с июля 2026 года заменил Закон «Об электронном документе и ЭЦП») придаёт документу, подписанному ЭЦП, силу бумажного оригинала. Трудовой кодекс после поправок 2020 года прямо разрешает заключать и хранить трудовые договоры и связанные документы в электронном виде.

Три вида подписи

Квалифицированная ЭЦП — сертификат Национального удостоверяющего центра РК. Равнозначна собственноручной подписи для любого документа.
Корпоративный сертификат — выдаётся сотруднику зарегистрированного юридического лица; стандартный выбор для внутренних согласований.
Простая электронная подпись — клик, код или вход в систему. Действительна, если стороны заранее договорились, обычно через соглашение об электронном взаимодействии с сотрудником.

Что HR может подписывать электронно

Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
Заявления и приказы на отпуск.
Приказы о командировках и авансовые отчёты.
Внутренние политики и ознакомление с ними.
Акты передачи оборудования и договоры о материальной ответственности.

Где всё ещё нужна бумага

В повседневной работе HR — почти нигде. Исключения вытекают из других норм, а не из закона о подписи: например, некоторые документы для госорганов, которые пока не принимают электронные оригиналы, и документы, требующие нотариального удостоверения.

Журнал аудита

Подпись стоит ровно столько, сколько запись вокруг неё. Храните по каждому документу: кто подписал, каким сертификатом, в какое время, хэш документа и полную историю согласования. MyDesk фиксирует это автоматически и позволяет выгрузить пакет доказательств в PDF.

Практический чек-лист

Подпишите соглашение об электронном взаимодействии с каждым сотрудником до использования простых подписей.
Используйте корпоративные сертификаты для всего, что имеет юридический или финансовый вес.
Задайте сроки хранения по типам документов в соответствии с нормативами.
Проверьте, что выгруженный документ с подписью можно верифицировать независимо.